财务管理 & 会计系统

在本节课中,你将学到:

  • 关于财务和会计系统,我需要了解什么才能开始呢?
  • 建立我的财务和会计系统的“最佳实践”是什么?
  • 关于工作成本会计,我需要了解些什么?
  • 我的提案的成本提案部分应该包含什么?
  • 我需要做什么来准备成本提案?

财务和会计

而您必须拥有创新技术才能赢得SBIR/STTR合同或授予, 你必须了解基本的财务和会计准备成本提案部分的提案. 当你赢得合同或授权时, 你必须懂财务和会计才能追踪成本, 正确开出政府账单并收到付款.

财务及会计事宜, 比如知识产权问题, 需要适当的关注, 专业知识和积极主动的方法. 政府问的问题可能会让你困惑- e.g.“你有足够的经济能力做到这一点吗?.“政府想知道你是否值得信任管理150美元,即使你是(通常情况下)一家新公司,几乎没有或没有收入,也没有业绩记录,你也可以在6个月的时间里获得5万美元. 政府必须确保小企业有 足够的财力 执行建议的工作 或者是获得这些资源的能力. There are two major risk considerations: (1) whether the company’s liabilities are manageable and therefore government funds will not be used for purposes other than the proposed research and development; and (2) the company’s liabilities do not endanger the best practices of the organization as an on-going concern. 初创公司的财务报表反映出可观的负债是很常见的, 例如净损失. 他们的担忧在第二阶段的SBIR奖前的考虑上更加明显.

证明你的公司是可行的,最好的方法是建立适当的财务管理系统和会计实务(政府提供了许多指南和参考来帮助你)。. 当你成功做到这一点时,政府能够及时支付给你. 充分的财务系统也将为您在第二阶段的颁奖典礼上的表演做准备. 请记住,在第二阶段的凯时kb88手机版app中会涉及到更多的资金. 因此, 政府更关心你公司的财务健康状况和生存能力. 你根本不能使用“鞋盒会计”和天真或粗制滥造的记录方法.

从财务和会计开始

从聘请一个了解政府成本会计和政府财务管理系统的注册会计师(CPA)开始. 注册会计师将帮助您创建一个图表,适合您的业务凯时kb88手机版app预算和时间收费程序必要的工作成本会计.

找一个好的注册会计师
虽然有很多好的注册会计师, 并非所有的注册会计师都了解政府成本会计以及与政府做生意的细微差别和特殊要求. 向任何你正在考虑的潜在注册会计师提出以下问题:

  • 他们了解工作成本会计吗?他们知道如何建立和生成这样一个会计系统的报告吗?
  • 他们知道如何计算间接汇率吗, 开销, 一般和行政, 考虑到不允许的费用?
  • 他们能清楚地向您解释他们计算每个间接比率的方法,以及如何生成一个完整的凯时kb88手机版app成本建议吗?
  • 他们是否了解无偿加班的潜在危险?他们是否能帮助你建立一种做法,以防止第二阶段奖励将来出现问题?
  • 他们能帮助你建立一个可接受的计时收费系统和实践吗?

提示:试着去找退休的政府审计员. 他们是在财务管理和会计的各个方面帮助新企业的优秀资源. 他们了解在处理政府的问题,并将经常结构他们的利率和实践,以适应新企业的需要.

建立一个帐户图表
帐户图表是用于收集财务信息的费用和收入类型的特定类别的列表. 例子包括资产、负债、权益、收入以及直接和间接(经营)费用. 使用你的帐户图表来记录每个凯时kb88手机版app的费用或收入,包括内部资助和外部资助的凯时kb88手机版app. 例如, 一个账号可以用来跟踪与撰写提案相关的财务支出. 然后可以使用不同的凯时kb88手机版app帐号来跟踪您签约执行的实际研究工作.

制定公司和凯时kb88手机版app预算
预算只是一份计划支出和收入的清单——它是你用金钱表达的计划. 它也应该被用来衡量你的进度,在履行合同或授权与你的原始(提议)计划. 您应该定期编制并比较凯时kb88手机版app预算与实际凯时kb88手机版app绩效,并比较预算的时间和金额. 实际花费的时间和金钱. 政府希望你们的财务管理和会计系统实践能够将每个凯时kb88手机版app的成本分开,并确保你们能够按照可接受的政府实践分配和解释所有允许的直接和间接费用.

建立定时收费程序
从政府的角度来看, 跟踪SBIR或STTR凯时kb88手机版app产生的直接人工成本的最好方法是让每个从事凯时kb88手机版app的人准备一个记时卡,记录他们在每个凯时kb88手机版app上的日常活动. 所有员工都应该每天填写考勤卡, 即使他们并不总是在一个资助的研究或开发凯时kb88手机版app上工作. 如果你想赢得一个以上的阶段I或阶段II SBIR/STTR, 你需要有一个系统来为每个凯时kb88手机版app分配正确的成本. 第二阶段的授予最终将引发政府审计. 如果你有一个有效的计时收费系统,审计将进行得更加顺利. 政府不仅能够信任您,还将为您带来更多的奖项, 但你会更快拿到钱. 更重要的是, 你可以确保你的所有欠款都能得到支付,你也不必担心你的费用没有得到全额报销,也不必担心将来的审计会要求你因为不当收取费用而将资金返还给政府.

 

如果你打算接受联邦政府的资金,你应该填写一张考勤卡,每天都保持当前的状态.